REACH voor het mkb: de due-diligenceroutine die u niet mag overslaan

Als uw onderneming chemische producten produceert, invoert, formuleert, distribueert of verkoopt in de Europese Economische Ruimte, zelfs als kleine wederverkoper die eindproducten inkoopt bij een grote leverancier, dan is REACH (Verordening (EG) nr. 1907/2006) in zekere mate op u van toepassing. Het meest voorkomende misverstand is de aanname dat REACH uitsluitend een zaak van fabrikanten is. Dat is niet het geval.

De meeste mkb-bedrijven in de chemische toeleveringsketen kwalificeren als 'downstreamgebruikers' onder artikel 3, lid 13. Downstreamgebruikers hoeven zelf geen stoffen te registreren, maar hebben wel een aanzienlijk pakket aan verplichtingen: het naleven van de voorwaarden in uitgebreide veiligheidsinformatiebladen, het stroomopwaarts communiceren van nieuwe toepassingen, het controleren op stoffen die aan beperkingen onderhevig zijn of op de kandidaatslijst staan, en het waarborgen dat hun eigen documentatie voor klanten correct is.

Een tweede, steeds vaker voorkomend scenario is de constructie met een 'enig vertegenwoordiger': een fabrikant van buiten de EU wijst een entiteit binnen de EU aan om zijn REACH-verplichtingen te beheren. Als u een importerend mkb-bedrijf bent, hebt u mogelijk te maken met een enig vertegenwoordiger zonder volledig te begrijpen wat deze vertegenwoordiger dekt, en wat juist niet.

Bijlage XIV (de autorisatielijst) bevat zeer zorgwekkende stoffen die niet op de EU-markt mogen worden gebracht of gebruikt zonder een specifieke autorisatie gekoppeld aan een vastgesteld gebruik. De lijst is relatief kort, maar de gevolgen wanneer een stof uit Bijlage XIV zonder autorisatie in een product voorkomt, zijn ernstig, met inbegrip van onmiddellijke terugtrekking uit de handel.

Bijlage XVII (de beperkingenlijst) bevat stoffen waarvoor voorwaarden gelden voor de vervaardiging, het in de handel brengen of het gebruik. Hier zijn de beperkingen opgenomen voor stoffen zoals lood in sieraden, cadmium in kunststoffen, formaldehyde in textiel en vele CMR-stoffen in consumentenproducten. De lijst wordt regelmatig bijgewerkt: een jaarlijkse controle is de minimaal aanvaardbare frequentie.

De SVHC-kandidaatslijst fungeert naast Bijlage XIV als een controlelijst van stoffen die uiteindelijk aan de autorisatieplicht kunnen worden toegevoegd. De lijst wordt tweemaal per jaar bijgewerkt, doorgaans in januari en juni. Als een stof op de kandidaatslijst aanwezig is in een concentratie van meer dan 0,1 gewichtsprocent (g/g) in uw voorwerp of mengsel, hebt u informatieverplichtingen jegens afnemers en consumenten, en voor voorwerpen geldt tevens een SCIP-kennisgevingsplicht.

Sinds januari 2021 moeten leveranciers van voorwerpen die stoffen van de SVHC-kandidaatslijst bevatten boven 0,1 gewichtsprocent een kennisgeving indienen bij de SCIP-databank (Substances of Concern In articles, as such or in complex objects (Products)), beheerd door ECHA. Deze verplichting vloeit voort uit de Kaderrichtlijn afvalstoffen, niet uit REACH zelf, en het toepassingsgebied is breed: elk 'voorwerp' dat op de EU-markt wordt geleverd, valt hieronder.

Veel mkb-bedrijven gaan er ten onrechte van uit dat zij gedekt zijn als hun directe leverancier de SCIP-kennisgeving heeft geregeld. Dat is niet zo. Elke marktdeelnemer die een voorwerp levert met een SVHC boven de drempelwaarde, heeft een eigen SCIP-kennisgevingsplicht. De kennisgeving geldt per voorwerp en per leverancier.

De handhaving verschilt per lidstaat, maar neemt toe. België, Duitsland, Frankrijk en Nederland hebben al sancties opgelegd voor het niet indienen van kennisgevingen. SCIP als optioneel beschouwen is niet langer verdedigbaar.

Voor elke stof in elke samenstelling van uw productassortiment: achterhaal de CAS- en EG-nummers, zoek in de ECHA-databank naar het registratiedossier, controleer de stof aan de hand van Bijlage XIV, Bijlage XVII en de meest recente SVHC-update (controleer altijd het versienummer en de datum) en leg het resultaat vast.

Documenteer de datum van de controle, de versie van elke gebruikte lijst, de persoon die de controle heeft uitgevoerd en de conclusie. Een korte, gedateerde notitie zoals 'SVHC-kandidaatslijst, versie 2026-06, gecontroleerd aan de hand van de volledige kwantitatieve samenstelling: geen kandidaatstoffen boven de drempelwaarde van 0,1%' maakt het verschil tussen 'we gingen ervan uit dat het in orde was' en 'we hebben het gecontroleerd'. Inspecteurs en auditors hechten veel waarde aan dat verschil.

Herhaal deze routine bij elke wijziging in de formulering, elke leverancierswissel, elke update van de SVHC-lijst (tweemaal per jaar) en voorafgaand aan elke nieuwe marktintroductie. Veranker dit in uw wijzigingsbeheerproces, zodat het onmogelijk wordt om een nieuwe SKU te verzenden zonder deze controle.

Volledig vertrouwen op het veiligheidsinformatieblad van de leverancier zonder onafhankelijke verificatie. Het VIB van de leverancier is een uitgangspunt, geen vervanging voor uw eigen zorgvuldigheidstoets, met name wanneer u herformuleert of herverpakt.

De SVHC-lijst als statisch beschouwen. De lijst wordt tweemaal per jaar bijgewerkt en er worden stoffen aan toegevoegd, niet verwijderd. Een product dat in 2023 conform was, is dat in 2026 mogelijk niet meer.

De communicatieketen voor voorwerpen over het hoofd zien. Op grond van artikel 33 van REACH moeten afnemers van voorwerpen die SVHC's boven 0,1% bevatten worden geïnformeerd, en consumenten moeten op verzoek binnen 45 dagen worden geïnformeerd.

Tonnageklassen door elkaar halen. Registratiedrempels, informatieverplichtingen en vereisten voor chemischeveiligheidsbeoordelingen zijn allemaal gekoppeld aan tonnage, maar de drempelwaarden verschillen. Het verwarren van deze drempels kan leiden tot over- of ondernaleving van de voorschriften.